5 Cara Otomatisasi Faks Untuk Meningkatkan Produktivitas Usaha

5 Cara Otomatisasi Faks Untuk Meningkatkan Produktivitas Usaha

Apa itu otomatisasi faks keluar untuk usaha kecil dan menengah?

Saat ini, sebagian besar perusahaan kecil dan menengah memahami otomatisasi faks keluar sebagai kemampuan untuk mengirim faks dengan komputer mereka menggunakan email atau Internet. Ini hanyalah puncak gunung es produktivitas tenaga kerja. Otomatisasi faks keluar adalah tentang menghemat waktu dan uang dengan menghilangkan pembuatan dan pengiriman faks secara manual. Ini adalah penggunaan solusi pengiriman faks berbasis komputer dengan cara tertentu untuk mengirim faks keluar. Tidak semua solusi faks berbasis komputer dibuat sama. Pemilihan solusi terbaik akan bergantung pada anggaran, ukuran faks, kekurangan yang teridentifikasi dalam alur kerja faks, dan inisiatif pengiriman dokumen elektronik di masa mendatang.

5 cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas usaha adalah:

1. Faks Desktop Otomatis
2. Penyiaran Faks
3. Mengirim Faks Menggunakan Grup Distribusi Email
4. Fax Mengaktifkan Aplikasi Penagihan dan Faktur
5. Kelola faks keluar

Faks Desktop Otomatis

Sebagian besar administrator kantor atau manajer kantor terlibat dalam surat atau faks dokumen. Dokumen-dokumen ini biasanya mencakup laporan, buletin, faktur, iklan, dan literatur pemasaran. Mengirim jenis dokumen ini secara manual melalui pos dan faks membutuhkan banyak tenaga, mahal, dan memakan waktu secara signifikan. Faks desktop otomatis menghilangkan pencetakan manual, pengiriman surat, faks, surat formulir, buletin, iklan, dll. Faks desktop otomatis dikirim langsung dari komputer Anda. Alat faks diinstal dalam aplikasi pemrosesan dokumen Anda Microsoft Word, Crystal Reports, dll. serta aplikasi database kontak (Microsoft Excel, Access, Goldmine, Maximizer, dll.).

TRENDING:  Manfaat Teknologi Jaringan Nirkabel Di Masa Depan

Penyiaran Faks

Penyiaran Faks adalah bentuk lain dari otomatisasi faks keluar. Secara signifikan mengurangi langkah berulang dan meningkatkan kecepatan pengiriman dokumen. Bagi banyak usaha kecil dan menengah, faks adalah bagian penting dari pemasaran berkelanjutan mereka, iklan produk, dan strategi komunikasi pelanggan. Dengan masuknya email yang tidak diinginkan dan filter spam, semakin sulit untuk menjangkau pelanggan Anda. Mengirim faks sering kali menghilangkan kekhawatiran ini, karena tidak seperti email, faks selalu dibaca dan dikirim bila penerima diidentifikasi dengan benar. Saat memilih solusi pengiriman faks, pastikan solusi tersebut dapat melakukan langkah-langkah berikut:

1. Kemampuan untuk membuat dokumen yang dapat dibaca dengan mudah melalui fax.
2. Kemampuan untuk membuat atau menggunakan daftar database yang ada dari berbagai format (CSV, TEXT, EXCEL, ACCESS, SQL,)
3. Kemampuan untuk mengatur bidang basis data untuk konten dokumen faks untuk personalisasi.
4. Kemampuan untuk mengelola seluruh proses dengan mudah. Manajemen meliputi pelacakan, pemantauan, modifikasi, dan pengiriman ulang.

Mengirim faks menggunakan daftar distribusi email

Otomatisasi faks adalah tentang memanfaatkan teknologi dan sumber daya yang ada. Mengirim faks menggunakan grup distribusi email memungkinkan Anda menggunakan buku telepon pusat atau daftar penerima. Menghilangkan kebutuhan untuk membuat atau memelihara buku telepon terpisah. Selain itu, aplikasi dan database pihak ketiga lainnya berisi tautan langsung ke kontak email atau grup distribusi. Lokasi paling umum untuk rekaman pelanggan potensial atau yang sudah ada dan informasi mendetail disertakan dalam Manajer Kontak, aplikasi Penjualan, atau Kontak Microsoft Outlook.

Catatan: Mengirim faks menggunakan grup distribusi email tidak sama dengan mengirim faks melalui email. Saat mengirim faks melalui email menyediakan repositori terpusat untuk sebagian besar metode komunikasi elektronik, ada juga beberapa kelemahan termasuk:

TRENDING:  10 Hal Penting Dalam Memilih Penyedia Web Hosting

1. Mengirim faks melalui email menghilangkan proses transaksi waktu nyata atau manfaat pengiriman faks.
2. Setiap faks yang dikirim langsung dari email membuat pesan email individu dengan jenis penerima [FAX] yang kemudian disimpan di mesin lokal dan server email Anda.
3. Tergantung pada ukuran daftar penerima faks Anda, mengirim faks email menggunakan daftar distribusi dapat memperlambat server email atau jaringan Anda secara signifikan.
4. Ruang disk ekstra digunakan untuk mengirim faks melalui email.

Fax Mengaktifkan Aplikasi Penagihan dan Faktur

Otomatisasi faks keluar adalah tentang meningkatkan arus kas dengan meningkatkan piutang dan mengurangi biaya. Secara tradisional, departemen piutang memiliki sistem entri data manual di mana pesanan pembelian dimasukkan dan diproses. Setelah diproses, faktur dicetak secara manual dan dikirimkan ke pelanggan untuk pembayaran. Mencetak, memasukkan amplop, dan mengirimkan faktur juga merupakan tugas yang padat karya dan sumber daya. Selain itu, surat USPS berharga 0,39 atau lebih untuk pengiriman dan memakan waktu rata-rata 48 jam untuk pengiriman dan umumnya membayar tagihan setelah beberapa hari. Semua langkah pemrosesan manual dan biaya konsumsi ini dihilangkan dengan mengotomatiskan faks keluar. Aplikasi penagihan Anda dapat diaktifkan melalui faks dan hanya dengan menekan tombol <ENTER> pada keyboard Anda, faktur dikirimkan ke pelanggan dalam hitungan detik – dengan tanda terima konfirmasi!

Kelola Faks Keluar

Manajemen faks keluar membantu perusahaan tumbuh di beberapa area sekaligus. Usaha kecil dan menengah padat kertas menggunakan faks keluar setiap hari untuk memasarkan, menghasilkan, dan menutup bisnis. Jarang sekali satu hari berlalu tanpa faks terkirim. Manajemen faks mencakup pengelolaan semua transmisi faks keluar. Ini termasuk meninjau penggunaan faks (berdasarkan departemen) dalam hal waktu pengiriman, tujuan pengiriman (berdasarkan kode area dan/atau penerima), dan subjek (faktur, kotak surat, laporan pengeluaran, iklan, buletin).

TRENDING:  Perangkat Lunak Proaktif Dan Bisnis Masa Depan